Los buenos sistemas procure-to-pay (P2P) son capaces de controlar grandes cantidades de gastos eliminando las compras inconformistas fuera de contrato. Pero la mera instalación de una herramienta procure-to-pay no garantiza una mejor generación de informes, aprovechamiento o conformidad.
Para que su paquete procure-to-pay sea un éxito, debe cambiar radicalmente el aprovechamiento de los contratos. Y para ello, tiene que dar a los compradores lo que necesitan, cuando lo necesitan, de una forma que conecte a la perfección las solicitudes de pedido con las compras y las cuentas por pagar. Además, debe ofrecer a los usuarios una experiencia de compra sencilla e intuitiva que maximice tanto la adopción como el aprovechamiento de los contratos.
GEP SMARTTM unifica los procesos de order-to-invoice y source-to-contract, conectando eficazmente cada pedido a un contrato, a un plan y a un objetivo. Ofrece completas funciones procure-to-pay (desde la búsqueda de artículos hasta el cotejo de facturas y la autorización de pagos) con una experiencia de usuario inmejorable.Fácil de usar y de implementar, GEP SMART puede implementarse rápidamente en múltiples líneas de negocio para ofrecer resultados revolucionarios.
La experiencia del usuario, clave del éxito del P2P
Ofrezca a sus compradores una aplicación procure-to-pay con una excelente experiencia de compra orientada al consumidor que sea cómoda y les permita encontrar lo que buscan a través de un proceso rápido e intuitivo. Permítales comprar directamente a través del contrato o la orden de compra abierta. La solución de compra guiada de GEP SMART ofrece un acceso fácil y rápido a lo que se necesita en el momento, ya sea que el artículo figure en un catálogo (alojado y punchout), un inventario interno o el sitio web de un proveedor. Los usuarios pueden comprar artículos de diferentes proveedores o líneas, llenar carros de la compra y hacer pedidos fácilmente rastreables. Esto no solo maximiza la conformidad y el aprovechamiento, sino que garantiza una visibilidad total del proceso.
La automatización amplía la conformidad y reduce el tiempo de procesamiento
Resulta mucho más fácil garantizar la conformidad con las políticas cuando los compradores disponen de un sistema que les permite obtener el producto correcto del proveedor adecuado al precio justo, y además con mayor rapidez. El motor de abastecimiento de GEP SMART acelera el flujo de trabajo y el proceso de aprobación, lo que le permite acortar los ciclos de las órdenes de compra, procesar más órdenes de compra en menos tiempo y acortar los plazos de entrega de los proveedores. No solo es fácil, también es flexible, escalable y transparente.
INTELIGENTE
INTUITIVO
INTEGRAL
MÓVIL
NATIVO EN LA NUBE
INMEJORABLE
POTENTE
REVOLUCIONARIO
SOFTWARE PROCURE-TO-PAY
Las completas funciones procure-to-pay de GEP SMART abarcan todo el proceso de compra, desde la solicitud de pedido hasta la aprobación, la gestión de excepciones y el cotejo triple automatizados, la comunicación con los proveedores y la gestión de las relaciones con ellos, el pago, y la generación de informes. La implementación es fácil y rápida, con magníficas capacidades de integración de sistemas heredados, un diseño atractivo y una necesidad mínima de formación para cualquier nivel de usuario.
Procesos sencillos de solicitud de pedido y compra
Cree y apruebe electrónicamente las solicitudes de pedido de todas las compras, ya sean por catálogo o no. Ofrezca a sus usuarios la facilidad y libertad de comprar lo que necesiten cuando les haga falta sin retrasos.
Catálogos fáciles de usar
Ofrezca a sus usuarios una cómoda experiencia de compra orientada al consumidor para garantizar una mejor adopción. La sencilla interfaz de catálogo de GEP SMART permite a los usuarios seleccionar artículos de catálogos alojados o punchout y colocarlos directamente en sus carros de la compra.
Órdenes de compra rastreables
Cree órdenes de compra sin complicaciones con la obligación o no de presentar una solicitud de pedido. Lleve un seguimiento de sus órdenes de compra en cada etapa con la misma facilidad. Obtenga acceso inmediato al estado de las órdenes de compra vigentes y vencidas con solo un par de clics.
Gestión de facturas
Agilice la gestión de facturas con funciones de cotejo múltiple de facturas y órdenes de compra línea a línea. Utilice la aprobación automática de facturas para agilizar su procesamiento, sin dejar de garantizar la corrección de las facturas gracias a la capacidad de detección de las excepciones, que permite intervenir rápidamente.
Descuentos dinámicos
Permita a su equipo financiero buscar y crear nuevas oportunidades de ahorro. Utilice de forma óptima el efectivo disponible solicitando descuentos a los proveedores como incentivo por el pronto pago de las facturas.
Flujos de trabajo integrales
Elija cómo quiere trabajar: adapte sus flujos de trabajo requisition-to-pay (conmutación por error, delegación y escalado) a las distintas unidades de negocio, países y códigos fiscales.
Elegimos GEP SMART... e implantamos P2P en siete meses. Los resultados hablan por sí solos. Hemos cuadriplicado el ahorro... y reducido en un 50 % el tiempo de procesamiento. Y es un indicador que no para de mejorar.
Posibilidades que ofrece
Automatizar todos los procesos descendentes. Reducir el tiempo de procesamiento, el esfuerzo, los errores y el papeleo.
Analizar los patrones de gasto por categorías, proveedores o zonas geográficas. Identificar nuevas oportunidades de ahorro.
Crear solicitudes de pedido directamente a partir de subastas finalizadas y otros eventos de abastecimiento con solo unos clics.
Crear solicitudes de grandes cantidades o artículos de precio alto para licitaciones y generar eventos de abastecimiento táctico a partir de ellas.
Configurar la recepción de bienes por mercancía. Generar recibos parciales o totales, con diversas opciones de entrega y cotejo.
Mantener un registro de auditoría sólido. Registrar todos los datos pertinentes a lo largo del ciclo de vida de la facturación.
1000
New Contracts Per Month
$50
Billion In Spend 140 Countries
10,000+
Vendors Across Multiple Countries
Por qué elegir GEP SMART
La plataforma de software de adquisición GEP SMART aumenta el control, la conformidad y la eficacia de los procesos, y reduce el papeleo, los errores de procesamiento y los costes, con una curva de aprendizaje mínima. Sus operaciones de adquisición serán más eficientes desde el pedido hasta la factura, obtendrá información valiosa sobre los patrones de gasto y ahorrará más tiempo y dinero.
- Automatización de todo el proceso purchase-to-pay: las solicitudes de pedido se convierten en órdenes de compra y se envían a los proveedores para que las procesen, todo de forma digital y automática
- Validación, cotejo de facturas, gestión de excepciones y conciliación como requisitos para las cuentas por pagar
- Seguimiento del ahorro desde la identificación de la oportunidad hasta el abastecimiento, la contratación y los procesos de pedido
- Inteligencia empresarial integrada que permite supervisar todo el ciclo source-to-pay para maximizar el ahorro tangible
Preguntas frecuentes
El software P2P GEP SMART ofrece a los usuarios flexibilidad para personalizar los flujos de trabajo de aprobación. Todos los autorizadores (en serie, en paralelo y en grupo) y las autorizaciones automáticas se determinan considerando una combinación de variables. El proceso de solicitud de pedido y aprobación se puede simplificar haciendo que las solicitudes de pedido por catálogo que sean de bajo riesgo y valor se reenvíen directamente a proveedores previamente aprobados, y que el resto de solicitudes de pedido se envíen al personal designado.
Sí, la solución procure-to-pay GEP SMART cuenta con tableros interactivos que permiten llevar un seguimiento de las órdenes de compra activas y cerradas a todos los niveles, en una única y cómoda vista, independientemente de si tienen vinculada una solicitud de pedido o no.
Sí, GEP SMART incluye una función de cotejo múltiple de las facturas que contribuye a evitar las excepciones. Mucho antes de que las facturas lleguen a cuentas por pagar, GEP SMART ejecuta procesos de cambio de factura y cambio de pedido para incorporar eficazmente los cambios de precios o cantidades. Y como el formato y la composición de las facturas no influyen en el proceso, GEP SMART puede gestionarlas independientemente de que se emitan sin pedido, en papel o por correo electrónico.
Sí, la gestión de las relaciones con los proveedores es una función principal de la plataforma de adquisición GEP SMART. GEP SMART ayuda a los usuarios a supervisar el rendimiento y mantener mejores relaciones con los proveedores de forma proactiva. La función de gestión de las relaciones con los proveedores de GEP SMART ofrece la posibilidad de crear estructuras de gobernanza sólidas, implementar modelos adecuados de compromiso con los proveedores y participar en diversas actividades colaborativas enfocadas. También ofrece a los usuarios la posibilidad de definir planes de acción, asignar partes interesadas y medir los resultados de los compromisos con los proveedores.
A menudo, las herramientas P2P independientes no vinculan eficazmente todos los procesos del ciclo S2P, lo que impide la colaboración y obstruye el flujo de trabajo. Sin embargo, GEP SMART es mucho más que una plataforma procure-to-pay. Es una plataforma de adquisición source-to-pay completa y unificada que incluye P2P. GEP SMART permite a las empresas agilizar y automatizar todo el proceso S2P, incluida la gestión de gastos, el abastecimiento, la gestión de contratos, la gestión de proveedores, el P2P, el seguimiento del ahorro y mucho más.
GEP SMART permite a los usuarios corregir, retirar y modificar fácilmente las órdenes de compra según las normas empresariales que deben aplicarse. GEP SMART puede personalizarse por completo para reflejar el funcionamiento de la empresa. Puede integrar todas sus políticas y procesos en el software. Los expertos en adquisición de GEP le ayudarán a perfilar las políticas de prácticas recomendadas desde cero.
GEP SMART le ofrece flexibilidad para controlar los derechos y permisos de cada usuario, lo que significa que puede permitir o impedir que los usuarios preparen o aprueben solicitudes de pedido. Además, puede configurar la jerarquía de aprobación de las solicitudes de pedido según sea más adecuada para la estructura de la organización y modificarla en el futuro si es necesario.
Sí, puede crear una solicitud para contratar a un proveedor independiente en GEP SMART y luego someterla a una jerarquía de aprobación antes de procesarla, aunque la práctica recomendada habitual es contratar a proveedores previamente aprobados para limitar las compras fuera de contrato. No obstante, lo mejor es abrir un proceso de licitación ad hoc, ya que las solicitudes de pedido también pueden licitarse en cualquier punto del proceso.
Si los autorizadores no aprueban o rechazan las solicitudes en el plazo estipulado, reciben recordatorios generados por el sistema. Si no responden a estas alertas, el solicitante puede retirar y cancelar la solicitud, o volver a presentarla después de seleccionar a otro autorizador. El software procure-to-pay GEP SMART también puede configurarse para redirigir las aprobaciones a otros miembros del mismo grupo de aprobación.
Sí. Los flujos de trabajo del software procure-to-pay GEP SMART se pueden configurar jerárquicamente, en paralelo o en grupo. Esta configuración es similar a la de las aprobaciones en función del valor, la categoría, la zona geográfica y la unidad de negocio. A continuación, estos flujos de trabajo pueden aplicarse a las solicitudes de pedido y las órdenes de compra, y pueden variar en función de lo que requiera la empresa.
Sí. El software procure-to-pay GEP SMART incluye funciones integrales de roles de usuario, lo que significa que reconoce al usuario, automatiza las aprobaciones y rellena las solicitudes de pedido y las órdenes de compra con códigos contables y de otro tipo sin necesidad de intervención manual.
