En los programas de abastecimiento estratégico, negociar el ahorro es solo el punto de partida. Si la conformidad con los contratos o el aprovechamiento de los mismos es deficiente, el ahorro previsto puede desvanecerse fácilmente. GEP SMART™ software de adquisición electrónic permite establecer vínculos y una colaboración sin fisuras entre los departamentos jurídico, comercial y de adquisición, así como otras partes interesadas, a lo largo del ciclo de vida de los contratos, en un mismo paquete de gestión de contratos intuitivo, fácil de implementar y configurable. El excelente sistema de gestión de proveedores de GEP SMART garantiza que las condiciones contractuales favorables negociadas se traduzcan siempre en ahorro tangible.
Con GEP SMART, puede redactar, agrupar y colaborar en contratos en un repositorio central que facilita la administración de contratos, así como el seguimiento y la gestión del rendimiento, el ahorro y la conformidad.
INTELIGENTE
INTUITIVO
INTEGRAL
MÓVIL
NATIVO EN LA NUBE
INMEJORABLE
POTENTE
REVOLUCIONARIO
SOFTWARE DE GESTIÓN DE CONTRATOS
Las herramientas de gestión de contratos de GEP SMART proporcionan funciones de gestión de contratos integrales para toda la empresa, desde la solicitud inicial hasta el mantenimiento a largo plazo, el seguimiento y el análisis del rendimiento. Los datos contractuales fluyen sin dificultad a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato, lo que permite establecer procesos de trabajo más inteligentes y rápidos, e impulsar innovaciones que ahorran tiempo y trabajo, como la creación automática de documentos.
Redacción colaborativa de contratos
Las completas funciones para la creación y aprobación de contratos, desde el redlining colaborativo con las partes interesadas y proveedores hasta la firma digital, agilizan el proceso de redacción de los contratos
Integración del source-to-pay
Cree contratos directamente a partir de las ofertas de proveedores de cualquier evento de abastecimiento. Incluya los precios y condiciones negociados en los catálogos virtuales para facilitar la compra conforme e impulsar el ahorro
Información contractual de toda la empresa
Un único almacén de datos de adquisición con intuitivos tableros que da visibilidad total a los contratos refleja su aprovechamiento y el grado de conformidad con ellos, así como las métricas de rendimiento de los proveedores y el estado de riesgo
Repositorio de contratos inteligente
Gracias al excelente motor de búsqueda de texto libre y cadenas del almacén de contratos basado en web, podrá encontrar rápidamente cualquier información relacionada con los contratos que necesite, en cualquier momento, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo
Seguimiento y generación de informes de conformidad
Los informes integrados de GEP SMART le ayudan a supervisar fácilmente la ejecución de los contratos y el grado de conformidad con ellos, según atributos definidos por el usuario, para garantizar la conformidad en todas las fases del ciclo de compra
Alertas y recordatorios de eventos automáticos
Las alertas automáticas de GEP SMART configurables por el usuario activan acciones en puntos clave del ciclo de vida de los contratos, lo que permite planificar eficazmente las revisiones, renovaciones y nuevas licitaciones de los contratos
Automatización de gestión de contratos: optimice la rentabilidad de los contratos
Negociar un buen contrato requiere mucho trabajo. Sin embargo, sacarle el máximo partido es una tarea aún más laboriosa, pues exige supervisar de manera constante el grado de conformidad de los proveedores con el contrato y su aprovechamiento. Con el seguimiento tradicional, esta tarea resulta casi imposible, por lo que se malgastan esfuerzos y se pierden oportunidades.
¿Cómo hacer que nuestro trabajo dé frutos? Con una plataforma de gestión de contratos que simplemente automatice todo el proceso de gestión de contratos, y genere informes de contratos esclarecedores y procesables.
La función de gestión electrónica de contratos de GEP SMART hace precisamente eso: le da acceso a la información contractual de toda la empresa y elimina la tediosa tarea de buscar entre los registros históricos. Mide el rendimiento, resalta las señales de alarma y notifica las renovaciones con bastante antelación para ofrecerle un control sin precedentes de los contratos de todas las categorías y regiones.
Las funciones de generación de informes de contratos y los tableros ejecutivos nativos totalmente integrados proporcionan una visibilidad total del estado de los contratos de toda la empresa. Las herramientas de generación de informes analíticos de alto nivel de GEP SMART utilizan el almacén de datos de la solución para organizar y presentar rápidamente toda la actividad y los datos relativos a sus contratos clave.
Soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM): minimice el riesgo y maximice el valor
No cabe duda de que los programas de adquisición de las empresas dependen en gran medida de los contratos. Pero impulsar el ahorro y la conformidad y, al mismo tiempo, proteger a la empresa de los riesgos de la cadena de suministro es una gran exigencia que puede ejercer mucha presión sobre los equipos de abastecimiento y adquisición. Por eso se han desarrollado sofisticadas soluciones para gestionar el ciclo de vida de los contratos. No obstante, muchas empresas siguen desechando el valor que la tecnología moderna de gestión de contratos casi siempre garantiza utilizando anticuadas aplicaciones de gestión de contratos muy manuales.
El software de gestión de contratos GEP SMART está hecho a medida para gestionar información empresarial vital, aumentar la visibilidad de los contratos y dar un gran impulso a la gestión de riesgos. Al ser tanto un repositorio de contratos como una solución de flujo de trabajo colaborativa y segura de redacción y gestión de contratos, permite la gestión integral de los documentos contractuales a lo largo de todo su ciclo de vida, lo que garantiza que no se pierdan oportunidades para generar más valor.
Posibilidades que ofrece
Migrar contratos de manera fluida desde sistemas ya implementados de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión de contratos
Acelerar la administración y aprobación de contratos mediante la firma digital
Editar y revisar los contratos fácilmente gracias a la integración total con Microsoft Word
Incorporar condiciones de forma inmediata con bibliotecas de cláusulas previamente aprobadas
Simplificar la redacción de los contratos mediante el seguimiento de auditorías y el control de versiones
Obtener una visibilidad total del estado de los contratos de toda la empresa con tableros ejecutivos
1000
New Contracts Per Month
$50
Billion In Spend 140 Countries
10,000+
Vendors Across Multiple Countries
Why GEP SMART
Las funciones integrales de GEP SMART ofrecen todas las ventajas del mejor software de gestión de contratos y simplifican el proceso de inicio, aprobación, negociación y gestión de contratos. De esta manera se consiguen eliminar los retrasos y fallos en los procesos contractuales, lo que permite una ejecución y gestión de los contratos más fácil, rápida y eficaz, con una mayor conformidad y mejores resultados.
Además, nuestra función de gestión electrónica de contratos es nativa en una plataforma de software de adquisición, y abastecimiento unificada más amplia, por lo que GEP SMART ofrece funcionalidades únicas para ayudar a los equipos de adquisición a optimizar la conformidad en todas las fases del ciclo de compra.
Preguntas frecuentes
Sí.El software de gestión de contratos GEP SMART ofrece a los usuarios un control total sobre el proceso de gestión de contratos, que incluye la redacción de los contratos, su puesta en común y su revisión por las partes interesadas. La redacción y creación de contratos en GEP SMART es extremadamente sencilla gracias a la integración con Microsoft Word, además de la posibilidad de copiar contratos anteriores, añadir cláusulas desde una biblioteca de cláusulas, incluir variables contractuales, y editar y almacenar cualquier cambio posterior. .
Sí.GEP SMART puede utilizarse como repositorio de contratos tanto anteriores como actuales. De hecho, es una solución inteligente de gestión de contratos que va un paso más allá al proporcionar alertas sobre el estado de los contratos en tiempo real, desde si van a vencer pronto hasta si se han renovado. También le pone al día sobre el rendimiento de los contratos, destacando los de alto rendimiento y los que requieren atención.
Por supuesto. GEP SMART es una a plataforma de adquisición unificada. lo que significa que todas sus funciones source-to-pay están perfectamente integradas. Organización de subastas, conversión automática de las ofertas ganadoras en contratos, inicio de procesos de gestión de contratos y proveedores… todo es posible con GEP SMART.
Las completas funciones de seguimiento y generación de informes de GEP SMART ayudan a mejorar la conformidad con los contratos y su aprovechamiento. Entre otras, se incluyen el seguimiento de las órdenes de compra para verificar su conformidad con los contratos y la generación de informes sobre las diferencias de precios u otros factores entre el contrato y la factura. La plataforma también permite analizar el rendimiento de los proveedores y llevar un seguimiento de los plazos de entrega (contratados frente a reales). El análisis de gastos, el abastecimiento estratégico, la gestión de contratos, la gestión de proveedores y el P2P ayudan a identificar qué compra quién, a qué proveedores y a qué precio, al tiempo que proporcionan información sobre si los compradores aprovechan realmente los contratos o no.
Por supuesto. Nuestro equipo le ayudará a integrar su ERP o su sistema de gestión de contratos con GEP SMART para migrar los contratos anteriores.
Sí.Podemos trabajar con usted para crear una interfaz configurada a medida que capture automáticamente todos los contratos creados en GEP SMART para su sistema ERP.
Sí.GEP SMART permite la aprobación de contratos mediante firma digital autorizada, lo que reduce el papeleo, mejora la eficiencia de los procesos y acelera el proceso de licitación a contratación.
La función de gestión de contratos de GEP SMART, que tiene en cuenta tanto a las partes interesadas internas como a las externas, permite la edición colaborativa, el control de acceso, el redlining, la inclusión y exclusión de cláusulas, el control de versiones, la comparación directa, el establecimiento de la ruta de aprobación y la revisión legal final. Los proveedores también tienen acceso a estas funciones de edición y revisión para modificar los contratos cuando sea necesario. Todo se registra para obtener una traza de auditoría completa, con registro completo y edición no destructiva.
Los documentos contractuales se almacenan de forma segura en la plataforma en la nube Microsoft Azure en un repositorio central al que se puede acceder en cualquier momento, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. GEP SMART es nativo de Microsoft Azure, una plataforma en la nube líder en el sector que protege los datos de los usuarios. Una infraestructura avanzada de cifrado, criptografía y base de datos garantiza que sus datos estén siempre seguros, dondequiera que se alojen o se acceda a ellos.
Tantos como quiera. La plataforma GEP SMART no impone límites al número de documentos contractuales que se pueden crear o almacenar en ella.
GEP SMART permite a los propietarios de contratos y a otros usuarios con permisos válidos añadir notificaciones a un contrato, y a grupos específicos de partes interesadas recibir estas notificaciones en función de los hitos alcanzados en el contrato. Como no hay límite en el número de notificaciones ni el de destinatarios, se puede hacer que distintos grupos reciban mensajes diferentes en momentos distintos. Con esta flexibilidad, puede asegurarse de que el contrato ocupe una posición central en la relación con el proveedor, e impulsar la conformidad con el contrato, su aprovechamiento y el ahorro que debe generar.
