Gute Procure-to-Pay (P2P)-Systeme sind dazu in der Lage, große Mengen an Ausgaben zu verwalten, indem sie Einkäufe außerhalb von Einkaufskontrakten, sogenannte „Maverick“-Einkäufe, verhindern. Allerdings garantiert die Installation eines Procure-to-Pay-Tools allein noch keine bessere Berichterstattung, Nutzung oder Compliance in Ihrem Unternehmen.
Damit Ihre Procure-to-Pay-Suite wirklich ein Erfolg wird, muss sie eine schrittweise Veränderung der Vertragsnutzung bewirken. Und um das zu erreichen, muss sie die Einkäufer in die Lage versetzen, zu bekommen, was sie brauchen, wenn sie es brauchen, und auf eine Art und Weise, die eine nahtlose Verbindung zwischen Bestellanforderungen sowie Einkauf und Verbindlichkeiten schafft. Genauso wichtig ist es, dass Ihre Nutzer ihre Einkäufe einfach und intuitiv tätigen können, damit sowohl die Akzeptanz als auch die Vertragsnutzung maximiert werden.
GEP SMARTTM vereinheitlicht den Prozess von der Bestellung bis zur Rechnung (Order-to-Invoice) mit dem Prozess von der Quelle bis zum Vertrag (Source-to-Contract), so dass jeder Auftrag effektiv mit einem Vertrag, einem Plan und einem Ziel verbunden wird. Die Software bietet eine vollständige Procure-to-Pay-Funktionalität – von der Artikelsuche über den Rechnungsabgleich bis hin zur Zahlungsautorisierung – mit branchenführender Benutzerfreundlichkeit. GEP SMART ist einfach zu nutzen und zu implementieren und kann schnell in mehreren Geschäftsbereichen eingesetzt werden, um umwälzende Veränderungen zu bewirken.
Benutzererfahrung – zentral wichtig für den P2P-Erfolg
Bieten Sie Ihren Käufern eine Procure-to-Pay-Anwendung, die eine eindrucksvolle und komfortable Einkaufserfahrung bietet und mit der sie in einem schnellen, intuitiven Prozess das finden können, was sie suchen. Geben Sie Ihnen die Möglichkeit, direkt aus dem Vertrag oder Abrufbestellungen einzukaufen. Das Guided Buying von GEP SMART bietet schnellen und einfachen Zugang zu allem, was Sie gerade brauchen, sei es ein Artikel, der in Katalogen - gehostet und Punch-Out - aufgeführt ist, oder sich in internen Beständen oder auf Lieferanten-Websites befindet. Die Nutzer können Artikel verschiedener Anbieter oder Produktlinien vergleichen, Warenkörbe füllen und leicht verfolgbare Bestellungen aufgeben. Hierdurch werden nicht nur Compliance und Nutzung maximiert, sondern auch die vollständige Transparenz der Prozesse wird sichergestellt.
Automatisierung verbessert Compliance und verkürzt Bearbeitungszeit
Die Durchsetzung von Richtlinien wird viel einfacher, wenn die Einkäufer ein System zur Hand haben, mit dem sie das richtige Produkt vom richtigen Anbieter zum richtigen Preis beziehen können, und es auch noch schneller erhalten. Die Sourcing-Engine von GEP SMART beschleunigt den Workflow sowie den Genehmigungsprozess. Dies führt zu kürzeren Bestellzyklen, mehr bearbeiteten Bestellungen in weniger Zeit und kürzeren Vorlaufzeiten für Lieferanten. Das ist nicht nur einfach – es ist auch flexibel, skalierbar und transparent.
INTELLIGENT
INTUITIV
UMFASSEND
MOBIL
CLOUD-NATIV
BEST-IN-CLASS
LEISTUNGSTSARK
BAHNBRECHEND
PROCURE-TO-PAY-SOFTWARE
Die umfassende Procure-to-Pay-Funktionalität von GEP SMART deckt den gesamten Einkaufsprozess ab – von der Anforderung bis zur Genehmigung, dem automatisierten dreifachen Abgleichen und der Ausnahmebehandlung, der Kommunikation mit Lieferanten und dem Beziehungsmanagement, der Zahlung und dem Berichtswesen. Die Implementierung ist einfach und geht schnell, mit hervorragenden Funktionen zur Einbindung in bestehende Systeme, ansprechendem Design und minimalem Einarbeitungsaufwand für alle Anwenderstufen.
Einfache Bestellanforderungen, einfacher Einkauf
Erstellen und genehmigen Sie Bestellanforderungen für alle Katalog- und Nichtkatalogausgaben elektronisch. Verleihen Sie Ihren Nutzern die Leichtigkeit und Freiheit, alles zu kaufen, was sie brauchen, wann immer sie es brauchen, ohne Verzögerung.
Benutzerfreundliche Kataloge
Bieten Sie Ihren Nutzern den Komfort einer verbrauchergerechten Einkaufserfahrung, um die Akzeptanz zu steigern Die einfache Katalogschnittstelle von GEP SMART ermöglicht es Nutzern, entweder gehostete oder Punch-Out-Katalogartikel auszuwählen und direkt in den Warenkorb zu legen.
Verfolgbare Bestellungen
Nahtloses Erstellen von Bestellungen (POs) mit oder ohne Erfordernis von Bestellanforderungen. Verfolgen Sie Ihre Bestellungen in jeder Phase gleichermaßen mühelos. Erhalten Sie mit nur wenigen Klicks sofortigen Zugriff auf den Status aktueller und fälliger POs
Rechnungsmanagement
Optimieren Sie das Rechnungsmanagement mit einem mehrseitigen zeilenweisen Bestell- und Rechnungsabgleich. Nutzen Sie die automatische Rechnungsgenehmigung für schnellere Bearbeitung. Sorgen Sie trotzdem für fehlerfreie Rechnungen, indem Sie die Möglichkeit, Ausnahmen für rasches Einschreiten zu markieren, nutzen.
Dynamische Rabatte
Ermöglichen Sie es Ihrem Finanzteam, neue Einsparmöglichkeiten zu finden und/oder zu schaffen. Nutzen Sie den Kassenbestand auf optimale Weise, indem Sie Lieferantenrabatte nutzen, die als Anreiz für die frühzeitige Zahlung von Rechnungen gewährt werden.
Umfassende Arbeitsabläufe
Wählen Sie selbst, wie Sie arbeiten möchten. Passen Sie Ihre Arbeitsabläufe von der Bestellanforderung bis zur Zahlung (Failover, Delegation und Eskalation) perfekt an die verschiedenen Geschäftsbereiche, Länder und Steuerkennzeichen an.
Wir haben uns für GEP SMART entschieden ... und haben P2P in sieben Monaten geliefert. Die Resultate sprechen für sich. Vierfacher Anstieg an Einsparungen ... und eine 50-prozentige Verringerung der Zeit, die wir für die Bearbeitung von Aufträgen benötigen. Und das ist ein Zeichen dafür, dass es immer besser wird.
Sie haben folgende Möglichkeiten
Automatisierung aller nachgelagerten Prozesse. Verringerung von Bearbeitungszeit, Aufwand, Fehlern und Schreibarbeiten.
Analyse von Ausgabenmustern nach Kategorien, Lieferanten oder Regionen. Feststellung neuer Einsparmöglichkeiten
Direkte Umwandlung abgeschlossener Auktionen und anderer Beschaffungsvorgänge in Bedarfsanforderungen mit wenigen Klicks.
Erstellen Sie Anfragen für große Mengen oder hochpreisige Artikel zur Angebotsabgabe und wandeln Sie diese in taktische Sourcing-Maßnahmen um.
Konfigurieren Sie den Wareneingang nach Waren. Generieren Sie Teil- oder Vollzugänge mit verschiedenen Übergabe- und Abgleichoptionen
Führen Sie ein solides Prüfprotokoll. Zeichnen Sie im im Rahmen der Rechnungsstellung alle relevanten Daten auf.
1000
New Contracts Per Month
$50
Billion In Spend 140 Countries
10,000+
Vendors Across Multiple Countries
Warum GEP SMART
Die Procurement-Software-Plattform GEP SMART verbessert die Kontrolle, Compliance und Prozesseffizienz, und reduziert den Schreibaufwand, Bearbeitungsfehler und Kosten – all das bei minimalem Lernaufwand. Ihre Beschaffungsvorgänge werden von der Bestellung bis zur Rechnung effizienter. Sie erhalten wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster und sparen mehr Zeit und Geld.
- Vollständige Purchase-to-Pay-Automatisierung – Bestellanforderungen werden in Bestellungen umgewandelt und zur Erfüllung an Lieferanten gesendet. All das erfolgt digital und automatisch.
- Validierung, Rechnungsabgleich, Bearbeitung von Ausnahmen und Abstimmungen, die für die Kreditorenbuchhaltung erforderlich sind.
- Verfolgung von Einsparungen, direkt von der Feststellung der Möglichkeiten über die Beschaffung und Auftragsvergabe bis hin zu den Bestellprozessen.
- Integrierte Business Intelligence ermöglicht die Überwachung des gesamten Source-to-Pay-Zyklus und maximiert die erzielten Einsparungen.
Häufig gestellte Fragen
Die GEP SMART P2P-Software bietet Benutzern die Flexibilität, Genehmigungsabläufe individuell zu konfigurieren. Alle Genehmigenden (seriell, parallel und Pool) und automatischen Genehmigungen werden durch eine Kombination von Variablen bestimmt. Der Bestellanforderungs- und Genehmigungsprozess kann vereinfacht werden, indem katalogbasierte Bestellanforderungen mit geringem Risiko und von geringem Wert direkt an vorab genehmigte Lieferanten weitergeleitet werden, während andere Bestellanfragen an bestimmte Mitarbeiter gesendet werden.
Ja! Die GEP SMART Procure-to-Pay-Lösung umfasst interaktive Dashboards, mit denen Sie offene und ausgeführte Bestellungen auf jeder Ebene in einer einzigen, bequemen Ansicht verfolgen können, unabhängig davon, ob Bestellanforderungen angehängt sind.
Ja! GEP SMART kann einen mehrseitigen Rechnungsabgleich durchführen und damit Probleme lösen, die zu einer Rechnungsausnahme führen könnten. Lange bevor die Rechnungen bei der Kreditorenbuchhaltung eingehen, führt GEP SMART Rechnungs- und Auftragsänderungsprozesse durch, um Preis- oder Mengenänderungen effektiv zu berücksichtigen. Und da Form und Zusammensetzung der Rechnung sich nicht auf den Prozess auswirken, kann GEP SMART Rechnungen unabhängig davon, ob sie ohne Auftrag, auf Papier oder per E-Mail eingereicht werden, verarbeiten.
Ja! Das Management der Lieferantenbeziehungen ist eine wichtige Funktion der GEP SMART Procurement-Plattform. GEP SMART hilft den Nutzern, die Leistung zu überwachen und proaktiv bessere Beziehungen zu den Lieferanten zu pflegen. Das Management von Lieferantenbeziehungen in GEP SMART bietet die Möglichkeit, robuste Governance-Strukturen aufzubauen, geeignete Modelle zur Einbindung von Lieferanten einzusetzen und an verschiedenen gezielten, gemeinsamen Aktivitäten teilzunehmen. Es erlaubt Benutzern außerdem, Aktionspläne zu definieren, Stakeholder zuzuweisen und die Ergebnisse der Einbindung von Lieferanten zu messen. Ich habe derzeit ein eigenständiges P2P-System.
Eigenständige P2P-Tools sind oft nicht in der Lage, alle Prozesse des S2P-Zyklus effizient miteinander zu verknüpfen, was die Zusammenarbeit erschwert und den Arbeitsablauf hemmt. GEP SMART hingegen ist viel mehr als eine Procure-to-Pay-Plattform. Es ist eine komplette, einheitliche Source-to-Pay-Plattform von der Quelle bis zur Zahlung mit P2P als integralem Bestandteil. GEP SMART ermöglicht es Unternehmen, ihren gesamten S2P-Prozess zu optimieren und zu automatisieren, einschließlich Ausgabenmanagement, Sourcing, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, P2P, Verfolgen von Einsparungen und vieles mehr.
Auf der Grundlage der anzuwendenden Geschäftsregeln gibt GEP SMART Benutzern die Möglichkeit, Bestellungen ganz einfach zu ergänzen, zurückzuziehen oder zu ändern. Auf der Grundlage der anzuwendenden Geschäftsregeln gibt GEP SMART Benutzern die Möglichkeit, Bestellungen ganz einfach zu ergänzen, zurückzuziehen oder zu ändern. Sie können Ihre Richtlinien und Prozesse vollständig in die Software integrieren – und die Procurement-Experten von GEP helfen Ihnen auch dabei, Best-Practice-Richtlinien von Grund auf zu entwerfen.
GEP SMART gibt Ihnen die Flexibilität, die Rechte und Berechtigungen für jeden Benutzer zu kontrollieren. Das heißt, dass Sie es Benutzern erlauben oder verbieten können, Bestellanforderungen zu erstellen oder zu genehmigen. Sie können außerdem die Genehmigungshierarchie für Bestellanforderungen individuell entsprechend Ihrer Organisationsstruktur konfigurieren und bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt umgestalten.
Ja! Sie können in GEP SMART eine Anforderung für die Zusammenarbeit mit unabhängigen Anbietern erstellen und vor der Bearbeitung durch eine Genehmigungshierarchie laufen lassen. Die branchenübliche Praxis ist allerdings, vorab zugelassene Anbieter einzubinden, um außervertragliche Einkäufe zu begrenzen. Dennoch ist eine wettbewerbsfähige Beschaffung für beste Ergebnisse bei Ad-hoc-Anfragen möglich, denn die Bestellanforderungen können auch jederzeit „ausgeschrieben“ werden.
Wenn Genehmigende Bestellanforderungen nicht innerhalb des festgelegten Zeitrahmens genehmigen oder sie ablehnen, erhalten sie vom System generierte Erinnerungen. Wenn sie auf diese Erinnerungen nicht reagieren, kann der Anforderer die Bestellanforderung entweder wieder zurückziehen und stornieren oder aber erneut einreichen, nachdem er einen anderen Genehmigungsberechtigten ausgewählt hat. Die Procure-to-Pay-Software GEP SMART kann auch so konfiguriert werden, dass Genehmigungen an andere Mitglieder des Genehmigungspools weitergeleitet werden.
Ja. Die Arbeitsabläufe in der Procure-to-Pay-Software GEP SMART können hierarchisch, parallel oder als Pool angepasst werden. Dies ähnelt der Art und Weise, in der Genehmigungen nach Wert, Kategorie, Region und Geschäftseinheit konfiguriert werden können. Diese Arbeitsabläufe können dann auf Bestellanforderungen und/oder Bestellungen angewendet werden und können je nachdem, was für das Unternehmen am besten geeignet ist, variieren.
Zur GEP SMART Procure-to-Pay-Software gehören umfassende Benutzerrollen, d. h. die Software weiß, wer Sie sind, automatisiert Genehmigungen und füllt Bestellanforderungen und Bestellungen mit Buchhaltungs- und anderen Codes aus, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist..
