Les bons systèmes d’approvisionnement au paiement (P2P) sont capables de gérer un grand nombre de dépenses, tout en éliminant les achats incohérents hors contrat. Mais le simple fait d’installer un outil d’approvisionnement au paiement ne garantit pas à votre entreprise de meilleurs rapports, une utilisation accrue ou une conformité plus stricte.
Pour que votre suite d’approvisionnement au paiement soit vraiment performante, elle doit entraîner un changement radical dans l’utilisation des contrats. Et pour y parvenir, la solution doit permettre aux acheteurs d’obtenir ce dont ils ont besoin, lorsqu’ils en ont besoin, et de lier en toute simplicité les demandes aux achats et factures. Vos utilisateurs doivent pouvoir effectuer leurs achats dans le cadre d’une expérience simple et intuitive qui optimise à la fois l’adoption et l’utilisation des contrats.
GEP SMARTTM intègre le processus de la commande à la facture à celui de l’approvisionnement au contrat, et relie chaque commande à un contrat, à un plan et à un objectif. Il offre une fonctionnalité complète d’approvisionnement au paiement - de la recherche d’articles à l’autorisation de paiement, en passant par la facturation - avec une expérience utilisateur de premier ordre. Facile à utiliser et à déployer, GEP SMART peut être installé rapidement dans plusieurs lignes métier, ce qui apporte des résultats incroyables.
Expérience utilisateur - Au cœur du succès du module P2P
Donnez à vos acheteurs accès à une application de l’approvisionnement au paiement qui offre une expérience d’achat étonnante et pratique, semblable à celle d’un consommateur, leur permettant de trouver ce qu’ils recherchent grâce à un processus rapide et intuitif. Ils pourront ainsi parcourir votre catalogue directement depuis leur contrat ou leur commande globale. Le module d’achat guidé de GEP SMART offre un accès rapide et facile à ce dont vous avez besoin, que l’article soit répertorié dans des catalogues - établis par vos soins, des stocks internes ou des sites web de fournisseurs Les utilisateurs peuvent comparer les articles de différents fournisseurs ou sites, remplir des paniers et passer des commandes et les suivre en toute simplicité. La conformité et l’utilisation en sont optimisées, et vous bénéficiez d’une visibilité complète des processus.
Automatisation : garantir la conformité et réduire le temps de traitement.
L’application des politiques devient beaucoup plus facile lorsque les acheteurs disposent d’un système qui leur permet de se procurer le bon produit auprès du bon fournisseur au bon prix, et de l’obtenir plus rapidement. Le moteur d’approvisionnement de GEP SMART accélère les flux et processus d’approbation, ce qui vous permet de réduire les cycles de commande et d’achat. Traitez davantage de commandes en un temps raccourci et accélérez les délais pour les fournisseurs. La solution est non seulement simple, mais aussi flexible, évolutive et transparente.
INTELLIGENT
INTUITIF
COMPLET
Mobile
DANS LE CLOUD
RECONNU
PUISSANT
RÉVOLUTIONNAIRE
LOGICIEL D’APPROVISIONNEMENT AU PAIEMENT
La fonctionnalité d’approvisionnement au paiement exhaustive de GEP SMART couvre l’ensemble du processus d’achat - de la demande à l’autorisation, en passant par le rapprochement à trois niveaux et la gestion des exceptions, la communication avec les fournisseurs et la gestion des relations, le paiement et le reporting. La mise en œuvre est simple et rapide, grâce à des capacités d’intégration excellentes, un design agréable et le faible besoin de formation initiale, peu importe le niveau de l’utilisateur.
Demandes et achats simplifiés
Créez et approuvez électroniquement les demandes d’achat pour toutes les dépenses, dans le catalogue ou non. Offrez à vos utilisateurs la facilité et la liberté d’acheter tout ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, sans délai
Catalogues conviviaux
Offrez à vos utilisateurs une expérience d’achat semblable à celle des consommateurs, afin de stimuler l’adoption. L’interface de catalogue simplifiée de GEP SMART permet aux utilisateurs de sélectionner des articles dans les catalogues créés et de les mettre directement dans leurs paniers
Bons de commande traçables
Créez en toute simplicité des bons de commande (PO), qu’ils répondent ou non à une demande. Suivez vos bons de commande à chaque étape avec le même niveau de facilité. Obtenez un accès immédiat au statut des bons de commande, actuels ou arrivés à échéance, en quelques clics
Gestion des factures
Rationalisez la gestion des factures avec des bons de commande détaillés et des fonctionnalités de rapprochement des factures à plusieurs niveaux. Appuyez-vous sur l’autorisation automatique des factures pour un traitement plus rapide et éliminez les erreurs avec la possibilité de signaler les exceptions pour une intervention rapide
Remise dynamique
Permettez à votre équipe financière de trouver et/ou de créer de nouvelles opportunités de réduction des coûts. Utilisez au mieux la trésorerie disponible en réclamant des remises fournisseurs en contrepartie du paiement anticipé des factures.
Flux de travail exhaustifs
Choisissez la façon dont vous voulez travailler : adaptez vos flux de la demande au paiement (basculement, délégation et signalement) afin de répondre au mieux aux besoins des lignes métiers, pays et règles fiscales
Nous avons sélectionné GEP SMART… et nous avons déployé notre système P2P en sept mois. Les résultats sont incroyables. Des économies multipliées par quatre… et un gain de 50 % du temps nécessaire pour traiter les tâches. Et ce gain continue de s’améliorer.
Que pouvez-vous vraiment faire
Automatiser tous les processus en aval. Réduire le temps de traitement, les efforts, les erreurs et la paperasse
Analyser les schémas de dépenses par catégorie, fournisseur ou région. Identifier de nouvelles opportunités de réduction des coûts
Transformer les enchères et autres événements d’approvisionnement en demandes d’achat en quelques clics seulement
Créer des demandes pour de grands volumes d’articles ou pour des articles d’un montant élevé et les transformer en événements d’approvisionnement tactiques
Configurer les marchandises reçues par matière première. Générer des reçus partiels ou complets, avec différentes options de dépôt et de rapprochement
Tenir un journal d’audit robuste. Enregistrer les données pertinentes tout au long du cycle de facturation
1000
New Contracts Per Month
$50
Billion In Spend 140 Countries
10,000+
Vendors Across Multiple Countries
Pourquoi GEP SMART
La plateforme logicielle d’approvisionnement GEP SMART améliore le contrôle, la conformité et l’efficacité des processus, et réduit considérablement la paperasse, les erreurs de traitement et les coûts - avec une courbe d’apprentissage minimale. De la commande à la facturation, vos équipes logistiques gagneront en efficacité, obtiendront des informations précieuses sur les schémas de dépenses et gagneront du temps et de l’argent.
- Automatisation complète de l’achat au paiement - les demandes d’achat sont transformées en bons de commande et envoyées aux fournisseurs pour exécution, le tout numériquement et automatiquement
- Validation, rapprochement des factures, gestion des exceptions et réconciliation nécessaire pour les comptes fournisseurs
- Suivi des économies, dès l’identification des opportunités, en passant par l’approvisionnement, les contrats et jusqu’aux processus de commande
- Veille opérationnelle intégrée, afin de surveiller l’ensemble du cycle de l’approvisionnement au paiement, et d’optimiser les économies réalisées
Foire aux questions
Le logiciel P2P de GEP SMART permet aux utilisateurs de configurer des flux d’autorisation personnalisés. Tous les approbateurs (série, parallèle et groupe) et autorisations automatiques sont déterminés par une combinaison de variables. Le processus de demande d’achat et d’autorisation peut être simplifié en permettant aux demandes d’achat sur catalogue à faible risque et d’un faible montant d’être directement transmises aux fournisseurs pré-approuvés, et aux autres demandes d’achat de passer par le personnel spécialisé.
Oui - la solution d’approvisionnement au paiement de GEP SMART comprend des tableaux de bord interactifs qui permettent de suivre les bons de commande ouverts et exécutés à tous les niveaux, au même endroit, que les demandes d’achat soient jointes ou non.
Oui - GEP SMART peut effectuer un rapprochement de factures multiples et ainsi résoudre les problèmes pouvant donner lieu à un rejet de factures. Bien avant que les factures ne soient transmises pour paiement, GEP SMART exécute des processus de modification de facture et de modification de commande pour intégrer efficacement les changements de prix ou de quantité. Et puisque la forme et la composition de la facture n’ont aucune incidence sur le processus, GEP SMART peut gérer les factures, qu’elles soient soumises sans commande, sur papier ou par e-mail.
Oui, la gestion de la relation fournisseur est une fonction majeure de la plateforme d’approvisionnement GEP SMART. GEP SMART aide les utilisateurs à surveiller les performances des fournisseurs et à entretenir de meilleures relations avec eux. Sur GEP SMART, le module de gestion des relations avec les fournisseurs offre la possibilité de construire des structures de gouvernance robustes, de déployer des modèles d’embauche fournisseurs appropriés et de participer à différentes activités conjointes ciblées. Il permet également aux utilisateurs de définir des plans d’action, d’affecter des parties prenantes et de mesurer les résultats du recours à des fournisseurs.
Souvent, les outils P2P indépendants ne parviennent pas à relier efficacement tous les processus du cycle S2P, ce qui limite la collaboration et complexifie les flux de travail. En revanche, GEP SMART est bien plus qu’une simple plateforme d’approvisionnement au paiement. La solution est une vraie plateforme logistique complète, unifiée et de l’approvisionnement au paiement, articulée autour du P2P. GEP SMART permet aux entreprises de simplifier et d’automatiser leur processus S2P de bout en bout, grâce à la gestion des dépenses, l’approvisionnement, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs, le P2P, le suivi des économies et bien plus encore.
En fonction des règles opérationnelles devant être appliquées, GEP SMART permet aux utilisateurs d’amender, de retirer ou de modifier facilement les bons de commande. GEP SMART peut être entièrement personnalisé pour refléter le fonctionnement de votre entreprise. Vous pouvez intégrer pleinement vos politiques et processus dans le logiciel - et les experts logistiques de GEP vous aideront également à définir des meilleures pratiques dès le départ.
GEP SMART vous offre la possibilité de contrôler les droits et les autorisations de chaque utilisateur. Vous pouvez donc autoriser ou empêcher les utilisateurs de préparer ou d’approuver des demandes d’achat. En outre, vous pouvez personnaliser la hiérarchie d’autorisation des demandes en fonction de votre structure organisationnelle, puis modifier sa configuration ultérieurement.
Oui, vous pouvez créer une demande d’embauche de prestataires indépendants sur GEP SMART, puis l’exécuter via la hiérarchie d’autorisations définie avant le traitement. Cependant, les bonnes pratiques conseillent d’avoir recours à des prestataires pré-approuvés afin de limiter les achats hors contrat. Néanmoins, une demande ponctuelle peut permettre d’obtenir des résultats compétitifs. Des appels d’offres peuvent être "envoyés pour soumission" à tout moment.
Si les approbateurs n’approuvent pas ou ne rejettent pas les demandes d’achat dans le délai imparti, ils recevront des rappels générés par le système. En cas d’absence de réponse à ces alertes, les demandeurs peuvent retirer ou annuler leur projet, ou le soumettre à nouveau après sélection d’un autre approbateur. Le logiciel d’approvisionnement au paiement de GEP SMART peut également être configuré pour rediriger les approbations vers d’autres membres du groupe responsable.
Oui. Les flux de travail sur le logiciel d’approvisionnement au paiement de GEP SMART peuvent être personnalisés par hiérarchie, flux parallèle ou groupe. La même structure s’applique aux autorisations, qui peuvent être configurées en fonction de la valeur, de la catégorie, de la région et de la ligne métier. Ces flux de travail peuvent ensuite être appliqués aux demandes d’achat et/ou aux bons de commande, et peuvent varier en fonction de ce qui convient le mieux à l’entreprise.
Oui. Le logiciel d’approvisionnement au paiement de GEP SMART inclut des rôles d’utilisateur complets, ce qui signifie qu’il vous reconnaît, automatise les autorisations et remplit les demandes d’achat et les commandes avec vos données comptables et autres codes, sans intervention manuelle.
